Huishoudelijk Reglement

Hardloopvereniging Lichtlopen

(versie nov 2016)

Opgesteld in aansluiting op en met verwijzingen naar de statuten voor Hardloopvereniging Lichtlopen, versie nov 2016.

De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen tezamen het Dagelijks Bestuur.

Het Dagelijks Bestuur behartigt de dagelijkse gang van zaken en kan beslissingen nemen in zaken die geen uitstel gedogen.

In de bestuursvergaderingen kan ieder bestuurslid één stem uitbrengen. Stemmen bij schriftelijk verleende volmacht is toegestaan.

Geldige bestuursbesluiten kunnen slechts genomen worden, indien een meerderheid der bestuursleden op de vergadering aanwezig is. Een voorstel is aangenomen indien een meerderheid der aanwezigen voor het voorstel stemt. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling of bij hand De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit.

De voorzitter leidt de vergadering van het bestuur en het Dagelijks Bestuur. Bij ontstentenis van de voorzitter kiest het bestuur uit haar midden een vervangend voorzitter.

Naast wat is bepaald in art.9 lid 3 van de Statuten wijst het bestuur uit haar midden leden aan die belast worden met taken die het bestuur zinvol acht.

De secretaris onder andere is verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bestuurs- en dagelijks-bestuursvergaderingen alsmede (in samenwerking met de overige bestuursleden) van de Algemene Vergaderingen (agendering, convocaties, notulen e.d.). De secretaris coördineert de informatie betreffende verenigings- en bestuursactiviteiten in en buiten de vereniging. Het secretariaat fungeert als postadres voor instanties in en buiten de vereniging. De secretaris is belast met het voeren van de officiële correspondentie van de vereniging en houdt tevens het archief van de vereniging. De secretaris coördineert de ledenadministratie en verzorgt de introductie binnen de vereniging.

Voor elke Algemene Vergadering (AV), bedoeld in art. 15 lid 4 van de Statuten, is de penningmeester belast met de voorbereiding van de begroting voor het komende verenigingsjaar. De penningmeester kan zich laten bijstaan door een 2e penningmeester en/of een financiële commissie.

Het in art. 9 lid 5 van de Statuten genoemde rooster voor bestuurswisseling wordt zodanig opgesteld dat voorzitter, secretaris en penningmeester niet in hetzelfde jaar aftreden.

Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, draagt het bestuur kandidaten voor de te vervullen vacature(s) voor, middels de agenda van de AV waarin nieuwe bestuursleden moeten worden gekozen. Tot tenminste 7 dagen voor de AV kunnen de voordrachten van het bestuur worden aangevuld door de leden door schriftelijk namen van tegenkandidaten in te dienen bij het secretariaat van de vereniging. Elke voordracht van tegenkandidaten moet ondersteund worden door tenminste 10 stemgerechtigde leden en voorzien zijn van een door de tegenkandidaat ondertekende verklaring dat met de kandidatuur wordt ingestemd.

Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, benoemen de overige bestuursleden een plaatsvervanger en doen hiervan schriftelijk mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag omtrent de stand van zaken van de kas aan de kascontrolecommissie, waarna hij de kas aan zijn opvolger overdraagt. Het tussentijds aangestelde bestuurslid is op de eerstvolgende AV aftredend en direct herkiesbaar. Degene die na deze AV de betreffende bestuursfunctie vervult, neemt op het rooster van aftreden de plaats in van het tussentijds afgetreden bestuurslid.

Het bestuur vergadert tenminste 6 maal per jaar.

Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per jaar met elk van haar vaste commissies.

Het bestuur kan besluiten dat bestuursleden commissievergaderingen bijwonen met uitzondering van die van de Commissie van Beroep.

Van alle bestuurs- en dagelijks-bestuursvergaderingen worden notulen gehouden die na goedkeuring worden gedateerd en ondertekend door voorzitter en secretaris.

Het bestuur is bevoegd tot benoeming buiten commissieverband van functionarissen zowel voor een adviserend als een uitvoerende taak.

Alleen meerderjarige leden kunnen worden gekozen in het bestuur van de vereniging.

Commissies

Het bestuur is te allen tijde bevoegd commissie-leden uit hun functie te ontslaan. Het lidmaatschap van een commissie eindigt behalve door het verstrijken van de benoemingstermijn, ook door het beëindigen van het lidmaatschap der vereniging. Een commissie heeft het recht voor zich voordoende vacatures ter completering van de betreffende commissie een voordracht bij het bestuur in te dienen. Het bestuur deelt de samenstelling van de commissies mee aan de leden tijdens de AV.

Iedere commissie heeft een voorzitter, deze wordt uit haar midden gekozen. Iedere commissie kiest uit haar midden een secretaris.

Commissies dienen te bestaan uit minimaal 3 en maximaal 9 leden. In ieder geval dient elke commissie een oneven aantal leden te tellen. Geldige commissiebesluiten kunnen slechts genomen worden indien een meerderheid der commissieleden op de vergadering aanwezig is. Voor stemmingen wordt ook voor commissies artikel 4 van dit HR gevolgd.

Commissies vergaderen minimaal 6 maal per jaar. Notulen van deze vergaderingen worden gezonden naar het secretariaat van de vereniging. De datum en agenda van iedere commissievergadering wordt tenminste één week voor de vergadering ter kennis gebracht bij het secretariaat van de vereniging.

Het bestuur of de AV kunnen voor speciale doeleinden een commissie benoemen van tijdelijke aard. Taak en aantal leden worden vastgesteld door de instellende instantie en met in achtneming van het bepaalde in artikel 19 van dit HR. Na afronding van de taak wordt de commissie weer opgeheven.

Alle commissies, zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

Iedere commissie brengt jaarlijks verslag uit over z’n werkzaamheden aan het bestuur, op een door het bestuur vast te stellen tijdstip.

Over inschrijvingen voor Regio- en Nationale Kampioenschappen, alsmede de opstelling van competitieploegen beslist de CW in laatste instantie op voorstel van de TR. Competitieploegen dienen zo sterk mogelijk te worden samengesteld.

Clubblad

De vereniging heeft een verenigingswebsite, genaamd “www.hardlopensneek.nl.” Het bestuur kan hierin te allen tijde artikelen plaatsen die haar dienstig voorkomen.

Lidmaatschap

Met betrekking tot art. 4 van de Statuten geldt dat aanmelding als lid dient te geschieden bij het secretariaat van de vereniging door middel van een digitaal aanmeldingsformulier.

Adreswijzigingen dienen schriftelijk aan het secretariaat van de vereniging te worden gemeld.

Indien nieuwe leden bij hun aanmelding als lid van Hardloopvereniging Lichtlopen nog lid zijn van een andere vereniging, dienen zij de naam van deze andere vereniging bij hun aanmelding te vermelden, zodat om de overschrijving van het lidmaatschap naar Hardloopvereniging Lichtlopen verzocht kan worden.

Wedstrijden

Het bestuur is gerechtigd voor wedstrijden inschrijfgelden te vragen, die per evenement verschillend kunnen zijn.

Het bestuur kan entreegelden heffen voor wedstrijden.

Algemene vergadering

In aansluiting op het in art. 15 lid 3 van de Statuten bepaalde wordt de definitieve agenda van een door het bestuur bijeengeroepen AV tenminste 8 dagen voor de vergadering toegezonden aan de leden.

Leden hebben het recht voorstellen op de agenda te doen plaatsen van een in het vorig artikel bedoelde AV. Zij dienen dit voorstel schriftelijk 2 weken vóór de AV in bij het bestuur, via het secretariaat van de vereniging.

Over punten die niet op de agenda zijn geplaatst conform het vorige artikel, kan de AV na stemming wel spreken maar geen beslissing nemen.

In aansluiting op art.17 lid 7 van de Statuten geldt dat ieder voorstel afzonderlijk in stemming wordt gebracht. Is meer dan één voorstel betreffende hetzelfde onderwerp op reglementaire wijze ingediend, dan wordt het voorstel dat naar het oordeel van de voorzitter de verste strekking heeft, het eerst in stemming gebracht.

Alle leden hebben het recht van amendement betreffende punten die op de agenda staan. Amendementen en subamendementen moeten door minstens 5 leden worden voorgesteld en schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend tijdens de vergadering.

Men wordt eerst dan geacht ter vergadering aanwezig te zijn als men de presentielijst heeft getekend.

Geldmiddelen

In aansluiting op artikel 13 lid 2 van de Statuten is het bestuur bevoegd in bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, vrijstelling of vermindering van contributie toe te staan.

In aansluiting op artikel 12 lid 2a van de Statuten doet het bestuur in enig boekjaar aan de AV een voorstel over de bestemming van een voor- dan wel nadelig saldo van de jaarrekening.

Het bestuur mag geen geldleningen sluiten waarbij de vereniging gebonden wordt voor een totaalbedrag van boven de € 10.000,– per verenigingsjaar zonder toestemming van de AV.

Het in artikel 8 lid 3 van de Statuten bedoelde inschrijfgeld voor nieuwe gewone leden bedraagt voor alle categorieën hetzelfde bedrag. Toezending van Statuten en Huishoudelijk Reglement zijn in genoemd bedrag inbegrepen.

In aansluiting op artikel 8 lid 2 van de Statuten stelt het bestuur jaarlijks de minimale contributie vast voor de donateurs.

De penningmeester is gerechtigd alleen die onkostenvergoedingen uit te keren die voorzien zijn van de handtekening van de betrokken commissievoorzitter of een daartoe bevoegd bestuurslid.

Eventuele boetes, opgelegd door de Atletiekunie, kunnen door het bestuur worden doorberekend aan het betreffende lid.

Wijzigingen van dit Huishoudelijk Reglement

Wijzigingen of aanvullingen van dit HR moeten door de AV worden goedgekeurd met een meerderheid van tenminste ²/₃ van het totaal aantal uitgebrachte stemmen.

In gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, of indien er verschil van mening bestaat over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het bestuur.